Како складиштити наруџбе у 2019
Anonim

Сви документи организације морају бити правилно похрањени. Јасан систем вам омогућава да одмах пронађете прави комад папира. За неке типове докумената постоје сопствена правила складиштења, на пример, за налоге.

Требаће ти

  • фасцикле, кутије, папир, компјутер.

Инструкција

1

Направите књигу налога у којој ће бити забиљежене све наруџбе за организацију. Часопис мора бити обавезно прожен и нумерисан, што искључује постсцрипт или брисање страница.

2

Дневник мора да садржи одређене колоне. Приближан садржај графикона може да буде следећи: графикон у коме је наведен број записа у реду, графикон са датумом налога, графикон са кратким садржајем налога, графикон са бројем налога, графикон у коме запослени оставља напомену о упознавању са овим налогом. Поред тога, може се унети графикон који указује на локацију налога (фасцикла или кутија).

3

Све поруџбине треба да буду разврстане по фасциклама: налози за запошљавање и отпуштање запослених (кадровски налози ), налоге који одражавају подстицаје запослених, њихово слање на службена путовања и празнике, налоге који одражавају главне активности организације. Ако налози имају одличне периоде чувања, за њих се креирају посебни фолдери.

4

Систем за складиштење налога мора бити јасан, систематизован и осигурати континуитет бројева додељених наруџбама. Ово је посебно тачно када се уклања налог за рад. Препоручује се да се направи фотокопија повучене наруџбе у исто вријеме - то ће избјећи конфузију.

5

Сви налози морају бити одштампани на заглављу организације. У овом случају, печат на налогу није потребан. Ако је налог штампан на једноставном листу папира, он треба да носи печат организације.

6

Ако је у предузећу усвојен електронски систем за складиштење наруџбина, он би требао бити јединствен у цијелој организацији. Приступ електронским налозима мора имати запослене који имају право да потпишу ове документе. Веома је погодно у овом случају примена дигиталног потписа (електронски дигитални потпис). Препоручује се штампање дневника налога у сваком случају.