Како направити документе за подношење
Anonim

Регистрација докумената за подношење се врши након краја године. Тако се припремају документи за чување у вези са утврђеним правилима. У зависности од периода задржавања, као и вредности докумената, предмети се извршавају у потпуности или по поједностављеном систему.

Инструкција

1

Створити номенклатуру предмета за документе за привремено складиштење (до 10 година укључиво). Проверите формирање случаја (ако постоје документи са сталним роком трајања). Оставити случајеве на регистраторима, треба их систематизовати према номенклатури случајева и не треба их нумерисати. У архиви случаја биће на номенклатури предмета.

2

За случајеве дуготрајног складиштења (преко 10 година) врши се:
1. Везивање кућишта (увучено у тврду фасциклу или поклопац са јаким навојем од четири пункције или може бити испреплетено).
2. Нумерисање листова (изводи се црном графитном оловком у горњем десном углу, без додира текста документа).
3. Састављање изјаве свједока (наведите колико листова је оборено, да ли постоје штете, знак и датум).
4. Израда интерног пописа докумената (за случајеве са посебно вриједним документима, личним, судским и истражним предметима, итд.). На крају инвентара наведите број докумената у предмету и број листова инвентара.
5. Регистрација свих детаља случаја (назив установе, структурна јединица, индекс евиденције случаја, назив предмета, рок трајања предмета).

3

За документе трајног или дуготрајног складиштења направите инвентар. Он треба да садржи број појединачног случаја, као и да објави његов садржај и састав у наслову случаја. У инвентару се такође мора навести период складиштења предмета. Наведите број предмета и број првог и задњег случаја, знака и датума. У случају особља постоји посебан инвентар.

4

Пошаљите припремљене датотеке у архиву. Запослени у архиви у Вашем присуству ће проверити према номенклатури или инвентару број предмета, направити записник свједока, означити бројеве предмета који недостају, одредити датум пријема и пренос предмета. Попис је запечаћен потписима лица која су извршила пренос и примање предмета.